Het academisch jaar bestaat uit 6 vergadercycli. Een vergadercyclus duurt normaliter rond de 6 weken en ziet er als volgt uit:


  • Week -3: Voorbereiding stukken die naar de U-raad gaan door portefeuillehouder CvB.
  • Week -2: Stukken beschikbaar voor de U-raad.
    • Aan het begin van de cyclus ontvangt de universiteitsraad verschillende nota’s en stukken die het CvB of een van de beleidsmedewerkers hebben opgesteld. Ook komen de nota’s en stukken die de raad zelf heeft ingediend voorbij.
  • Week -1.
  • Week 0: Commissievergaderingen.
    • Alle stukken komen vervolgens naar onderwerp in de verschillende commissies langs. Er zijn drie commissies:  Onderwijs, Onderzoek en Studentzaken (OOS), Strategie, Financiën en ICT (FPI) en Strategie, Huisvesting en Organisatie (SHO). De commissies hebben vergaderingen om de stukken voor te bespreken en de knelpunten naar voren te halen. Uiteindelijk vindt de commissievergadering met één lid van het CvB plaats om te discussiëren over de stukken.
  • Week +1: U-raad zonder CvB.
    • Nu volgen nog andere vergaderingen: eerst een vergadering met de gehele U-raad, dat wil zeggen: de studentengeleding en de personeelsgeleding tezamen. Wij noemen dit ook wel de “UR-“.
  • Week +2: U-raad met CvB.
    • Tenslotte wordt in de vergadering met de gehele U-raad en het voltallige CvB definitief besloten over de stukken. Wij noemen dit ook wel de “UR+”. De cyclus eindigt hier.